Efektywne planowanie zadań

Każdy z nas niejednokrotnie miał wrażenie, że spoczywa na nim o wiele za dużo obowiązków niż jest w stanie wykonać w ciągu ośmiogodzinnego dnia pracy. Zadania niewykonane na czas zaczynają się nawarstwiać i nagle okazuje się, że jest ich tak dużo, że nie jesteśmy w stanie im podołać, nie wspominając już o jakości, jaką finalnie osiągamy. Nikt nie jest zadowolony: ani my, ani nasz klient, ani tym bardziej nasz szef… Dlatego właśnie w niektórych zawodach, szczególnie w pracy projektowej, tak bardzo ważne jest ustalanie sobie konkretnych celów i zadań, które w konsekwencji usystematyzują pracę, a my dzięki temu będziemy bardziej spokojni, że wszystko mamy pod kontrolą. Mogą być one krótko lub długoterminowe, ale w każdym przypadku odpowiednie planowanie jest równie ważne.

Każdy specjalista, manager i biznesmen doskonale wie, że aby zrealizować wyznaczone cele, w codziennej pracy niezbędne są: efektywność osobista i zarządzanie sobą w czasie. Co to znaczy? Dokładnie to, o czym mowa była na początku: planowanie swoich zadań z dopasowaniem do wyznaczonego terminu i planu oraz umiejętne „wplatanie” w to innych obowiązków. Cała idea codziennego zarządzania celami i zadaniami sprowadza się do trzech prostych kroków: priorytety, planowanie, działanie.

Znając swoją sytuację w pracy, rozpoczynając dzień musimy zastanowić się co dziś jest najważniejszym zadaniem, które na pewno musimy wykonać – chodzi po prostu o wyróżnienie tych kwestii, które są najbardziej istotne. Następnie po kolei wypisujemy zadania, które należy wykonać, żeby osiągnąć swój cel.

Najprostszym sposobem, żeby nie pogubić się w planowaniu jest sporządzenie sobie tzw. check listy, czyli punktów, które danego dnia mamy do zrobienia i wykreślanie każdego, jak tylko zostanie wykonane. Forma nie jest ważna: może to być lista na dużej tablicy z wyróżnionymi i szczegółowo opisanymi zadaniami, może być krótki spis tylko dla nas nawet na małej kartce, możemy wykorzystać listę zadań w komputerze, kalendarzu czy nawet telefonie. Liczy się przede wszystkim efekt i nasz komfort! Lista daje poczucie, że wszystko mamy pod kontrolą, przypomina co jeszcze jest do zrobienia i oczywiście w każdej chwili można dopisywać dodatkowe punkty.

Aby efektywnie ustalać swoje zadania konieczna jest dyscyplina i samokontrola pod względem postępu w realizacji zadań. Nie można dopuszczać do opóźnień, a jeżeli z czymś naprawdę nie zdążymy, musimy to oznaczyć jako najważniejsze zadanie, które wykonamy jako pierwsze następnego dnia. Przygotowywana lista jest dla NAS – nie można jej traktować jak zło konieczne – ona pomaga w konkretnym realizowaniu celów i usprawnia je. Żeby osiągać swoje cele konieczna jest umiejętność podejmowania decyzji i brania za nie odpowiedzialności – to nasza praca i z właśnie z wykonywanych zadań, a dokładniej z ich efektów, jesteśmy rozliczani.

Nie raz słyszymy słowa, że „dla mnie doba na to wszystko jest za krótka!”, a w pracy ten czas skraca się do tylko ośmiu godzin… Każdy z nas dostaje go tyle samo. Tylko i wyłącznie od nas zależy jak ten czas zagospodarujemy i jaki będzie tego wynik. Jeśli potrafimy formułować własne wizje i potrzeby, wyznaczać cele i planować ich realizację, okazuje się, że umiemy zarządzać sobą w czasie! Dobre zaplanowanie i rozłożenie wszystkich obowiązków w oparciu o wspominaną check listę powoduje, ze jesteśmy spokojni o zadania, które mamy zrobić, a praca staje się naprawdę satysfakcjonująca.

Blog